Taululla vilisi täyteen ahdettuja Word-sivuja. Niitä oli pitkästi yli sata. Kun dokumentti oli silmäilty, kaikki olivat aivan uuvuksissa. Datatykistä nousi savua.

Olimme juuri tutustuneet erään valtion organisaation toimitilastrategiaan. Jokainen ymmärtää, että siinä olivat haukotuksia pidättelevän yleisön leukapielet lujilla.

Istuimme Senaatti-kiinteistöjen neuvotteluhuoneessa. Valtioneuvosto oli asettanut selkeän tavoitteen. Valtion tilakustannuksia oli leikattava 15 prosenttia vuoteen 2015 mennessä.

Valtion laitoksilla on valtavasti tiloja. Niihin kuuluvat esimerkiksi puolustusvoimien varuskunnat, poliisilaitokset, vankilat, yliopistot ja loputon määrä erilaisia virastoja ja ministeriöitä.

Vuonna 2011 valtion virastot ja laitokset maksoivat tilavuokria pelkästään Senaatti-kiinteistöille yhteensä 475 miljoonaa euroa. Muille vuokranantajille meni vielä 130 miljoonaa lisäksi.

Tehtävämme oli pohtia, miten Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijat saisivat rotia tilojen järkeistysohjelmiin. Kiinteistöpelissä jää helposti Musta Pekka kouraan. Turhaksi ja tyhjäksi jääneet tilat ne vasta kalliita ovatkin.

Jokaisen valtion laitoksen piti laatia toimitilojaan koskeva strategia. Mutta sellaiset harjoitukset venyivät ja paukkuivat helposti. Vuosi oli lyhyt aika. Korjauskierroksia riitti loputtomasti.

Satojen kompromissien tulos saattoi hyvinkin olla – anteeksi nyt vain – luku- ja jakelukelvotonta sontaa.

Senaattilaiset olivat havainneet tilanteen. Tarvittiin palvelupaketti, jonka tuloksena syntyisi käyttökelpoinen toimitilastrategia mille tahansa valtion organisaatiolle.

Mielestäni strategian pitäisi tietenkin olla sellainen, että jokainen työntekijä ymmärtää sen sekunnissa. Muuten koko himmelin voi tunkea pimeään paikkaan.

Päätin kaivaa vanhan hyvän aseen naftaliinista. Sen nimi on formaatti.

Vaikka kaikki Senaatti-kiinteistöjen asiakkaat ovat erilaisia, heille kaikille on taatusti löydettävissä yhteinen strategian formaatti. Se taas toisi kummasti ryhtiä koko strategiaprojektiin.

Päädyin siihen, että sarjakuva ei ehkä menisi kaupaksi. Mutta siitä seuraava “vakavampi” formaatti olisi kuvakirja. Tai oikeastaan pokkari.

Sen verran olen oppinut sisäisestä markkinoinnista, että konkretia puree aina. Tilasinkin pinon kierreselkäisen pokkarin prototyyppejä. Sivut olivat täynnä kuvia, kaavioita ja lorem ipsum -tyyppistä hölynpölytekstiä.

Strategiapokkari-proto

Tuotteistaminen alkoi tästä strategiapokkarin prototyypistä. Näköiskappaleen sivut ovat täynnä vain siansaksaa, mutta silti se helpotti idean sisäistä myyntityötä oleellisesti.

Ajattelin, että idea olisi helpointa saada läpi, kun jokainen asiaan vaikuttava Senaatti-kiinteistöjen johtaja ja asiantuntija saisi oman protopokkarin hypisteltäväkseen.

Oli se näytekappaleiden ansiota tai ei, pian Strategiapokkari™-projektimme sai starttiluvan.

Jonkin verran jouduin kamppailemaan tuotteen nimen puolesta, sillä pokkari-sana kuulosti monien mielestä liian vähäpätöiseltä ja halvalta.

Toisaalta strategia-sana on pahin mahdollinen pönötyskäsite. Mielestäni se kaipasi vastapainoksi nimenomaan jotain hyvin epävirallista.

Apple Computer -nimi sisältää vastaavan jännitteen. Steve Jobs yhdisti (siihen aikaan) ääriteknisen ja hyvin arkisen sanan samaan nimeen – joko tahallaan tai vahingossa.

Senaatti-kiinteistöjen myyjät tarvitsisivat salkkuihinsa näytteen, jonka avulla he voisivat kaupata pokkarihankkeita asiakkailleen. Päätimmekin jatkaa niin, että rusikoisimme malliksi Word-muotoisen strategiapläjäyksen pokkarimuotoon.

Kirjasen oli esitettävä faktaa helposti luettavassa muodossa. Värväsin avuksemme fiksun infograafikon, joka tekee päätyökseen vastaavia hommia Helsingin Sanomille.

Suolakaivos-tuotteistusprojektimme tuloksena syntyi ensimmäinen oikea pokkari. Se tiivisti Rikosseuraamusviraston toimitilaohjelman 32:een sivuun.

Ensimmäinen strategiapokkari käsittelee vankiloita

Ensimmäinen oikea strategiapokkari kuvaa Rikosseuraamusviraston toimitilastrategian. Se käsittelee siis käytännössä suomalaisten vankiloiden tulevaisuutta.

Tietenkin palvelun myyjille piti rakentaa myös muut hyvään tuotteistukseen kuuluvat osat. Siksi laadimme myös PowerPoint-myyntiesityksen ja esitteen.

Lataa tästä Strategiapokkari-esite pdf-tiedostona

Strategiapokkari on tuote, joten myyjillä on oltava kättä pidempää. Klikkaa kuvaa, niin saat ladatuksi palvelun tuote-esitteen pdf-tiedostona.

Kokemukseni mukaan yksi myyjien mielestä hyödyllisimpiä välineitä on napakka kysymyksiä & vastauksia -koonti, joka käsittelee asiakkaiden tyypilliset ns. tyhmät kysymykset.

Lataa tästä Strategiapokkaria koskevat tyhmät kysymykset ja vastaukset pdf-tiedostona

Myyjät pitävät usein hyödyllisimpänä dokumenttia, johon on koottu asiakkaiden tyypilliset ns. tyhmät kysymykset – ja tietysti niiden vastaukset. Klikkaa kuvaa, niin saat ladatuksi näytteen pdf-tiedostona.

Vasta tässä vaiheessa tuotteistusryhmämme oli aika pohtia sitä, miten pokkari olisi tuotettavissa tehokkaasti. Päätimme rusikoida nälkävuoden mittaiset kirjoitusprojektit enintään 8-viikkoisiksi.

Pokkarin prototyyppi helpotti prosessisuunnittelua selvästi. Kun lopputulos oli tiedossa, sen perusteella oli helppo miettiä, millaisia tietoja eri virastojen ja laitosten strategiaryhmiltä olisi puristettava – ja miten se tapahtuisi käytännössä.

Tuotteistushankkeidemme ahkerin työmyyrä ja idealinko, kiinteistöbisneksen asiantuntija Sonja Nybonn lähetti pari viikkoa sitten näytteeksi uusimman pokkarin. Hän oli laatinut sen kollegansa Mirkka Laukkasen kanssa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, eli THL:lle.

Lataa tästä THL:n Strategiapokkari pdf-tiedostona

Uusin Strategiapokkari kiteyttää THL:n toimitilastrategian. Klikkaa kuvaa, niin saat ladatuksi koko pokkarin pdf-tiedostona.

Tässä vaiheessa on vielä aikaista sanoa, tuleeko Stragiapokkari-tuotteesta todellinen hitti. Mutta ainakin ensimmäisten aitojen asiakkaiden mielestä se on sitä ilman muuta jo nyt. Niin ylitsevuotavan innostunutta palautetta senaattilaiset ovat saaneet palvelupaketistaan.

Aloita tuotteistaminen projektisi lopputuloksesta. Saat konkreettisen maalin, joka helpottaa myös hankkeesi sisäistä markkinointia.