Menneen viikon Helsingin Sanomissa oli työterveyslääkärin kirjoitus, että yritykset uskovat työhyvinvoinnin paranevan liikunnalla. Mutta jumppa ei auta, jos työpaikalla homma ei toimi. No näinhän se on, ja henkilöstöjohdossa kaikki sen tietääkin. Liike ei ole lääke kaikkeen. Jos erilaisia keinoja on jo kokeiltu, yksi toimiva ratkaisu voisi olla arjen näkyväksi tekeminen liinaamalla.
Arki kuormittaa, jos se on jatkuvaa korjaamista, säätämistä ja uudelleen tekemistä. Ylitöitä kertyy ja jonot kasvavat. Tuntuu, että arjen solmut eivät aukea. Välttämättä ei edes osata sanoittaa, mistä kiire johtuu tai miksi tuntuu, että homma ei toimi.
Aika harva esimies kuitenkaan tietää, eikä tarvitsekaan, mistä kaikista työtehtävistä päivä koostuu ja minkälaisissa vaiheissa työtä tehdään. Tämän päivän tekoäly huumassa unohdetaan, minkälaista usean työntekijän arki vielä on. Manuaalista kopiointia sähköpostista exceliin, ja siitä tietojen syöttöä järjestelmään. Seuraava tekijä korjaakin sitten jo syntyneitä syöttövirheitä. Ei ole ihme, jos tuntuu, että homma ei toimi ja henkilöstö ei voi hyvin.
Nosteen asiakkailleen toteuttamien liinausprojektien pohjalta voisi yleistää, että sisäisen tai ulkoisen asiakkaan näkökulmasta katsottuna 90% ajankäytöstämme menee hukkaan, esimerkiksi etsimiseen, tarkistamiseen, korjaamiseen ja odottamiseen. Vain 10% ajasta asiakkaan asia etenee. Hukkaa ei perinteisissä prosessikuvissa esitetä, jolloin sitä ei voi myöskään ratkoa.
7 asiantuntijapalvelun hukkaa – arjen aikasyöpöt
- Ylituotantoako asiantuntijatyössä? Kyllä mutta erilaista. Multitaskaat, Teams-kokousten taustalla työstät myöhässä olevia muita töitä. Pompit työjonosta toiseen ja edistät joka asiaa vähäsen. Tuleeko mikään kerralla valmiiksi?
- Tiedon siirtely järjestelmiin. Asiantuntijatyössä perinteinen tuotannon hukka – kuljetus ja varastointi – onkin sähköpostien lähettelyä tai tiedostojen siirtelyä. Näppäilet samaa tietoa järjestelmästä tai työjonosta toiseen. Näinkö se on?
- Etsintä ja lajittelu. Missä tai missä on viimeisin versio, on usein toimistolla kaikuva kysymys. Teams-kansiot, sahrepointin syöverit, useat työjonot, intran vanhentuneet sivut. Samaa tietoa käsitellään ja säilytetään useamassa eri paikassa. Kuka tietää ja vastaa siitä, minne ja miten tieto tallennetaan tai päivitetään? Tai onko tiedon hakemiseen apurit jo käytössä?
- Odotus. Odottavan aika on pitkä. Ja odotustahan asiantuntijatyössä riittää. Odotat tietoa asiakkaalta tai työkaverilta, päätöstä etenemisestä, tarjousta, asiakasta linjoille, asian käsittelykokousta… Loppuasiakkaallesi tämä näkyy jopa viikkojen tai kuukausien viiveenä. Asiakkaan näkökulmasta prosessissasi saattaa olla jopa 90% hukkaa.
- Virheet. Hilloat virheitä ja poikkeamia! Odotat, että aika hoitaa – ei hoida. Tartu heti, pääset vähemmällä. Mitä pidemmälle prosessissa virheet pääsevät sen kalliimpia ja hankalampia ne ovat selvittää. Tunnistatko kohdat prosessissa, mistä virheet tulevat? Ja miten niiden pääsyn voisit estää?
- Yliprosessointi. Varmuuden vuoksi tarkistat vielä kerran, virheen pelko painaa. Viisi turaa asian ääressä, vaikka voisit tehdä yksinkin. Samaa asiaa käsitellään monessa paikassa, eikä uskalleta tehdä etenemispäätöstä. Sisäinen prosessointi tai ylilaatu jyrää, mikä taso riittää?
- Osaamisen hyödyntäminen. Tällaista tämä nyt on, parasta hoitaa vain oma tonttini kunnolla. Kyynistytkö? Pystyisit ja osaisit tehdä enemmän, mutta jää valtuuksista kiinni. Miten saisit kaikkien ideat keskusteluun mukaan? Miten yhdessä kehittää tiimin työtä normiarjessa?
Hukan hävityksen stepit
Hukan kimppuun kannattaa lähteä yhdessä.
- Nykytilaprosessin kuvaus: tunnistetaan hukat, mihin aika menee
- Tahtotilaprosessin kuvaus: näin sen pitäisi mennä
- Konkreettinen toimenpidesuunnitelma tahtotilaan pääsemiseksi
- Prosessin mittarit määritys, johtaminen ja jatkuva kehittäminen
Kun nykyinen tekeminen kuvataan Lean-menetelmin, nähdään heti visuaalisesti, mistä vaiheista työ koostuu, ja mihin kohtiin hukat kertyvät. Kun tekemisen solmukohdat saadaan näkyville, on niistä helpompi keskustella yhdessä, löytää uusia ratkaisuja sekä kuvata yhteinen tahtotila.
Parasta on yhteinen keskustelu ongelmista, juurisyistä sekä ratkaisuista.
Tahtotilakuvauksen jälkeen tulee sopia heti toimintaan vietävät muutokset sekä pidemmän aikavälin muutokset. Silloin kun yhdessä on tunnistettu, missä mättää ja saatu sovittua parempi toimintatapa, muutokseen myös sitoudutaan paremmin.
Onnistunut muutos vaatii tietysti tekemisten vastuuttamista, kokeilusta sopimista, mittareita sekä täpäkkää arkeen viemistä. Eli johtamista.
Esimerkiksi alla olevissa tilanteissa tehdyillä kuvauksilla on löydetty konkreettisia keinoja sujuvoittaa työn tekemistä ja sitä kautta vaikuttaa myös työtyytyväisyyteen.
- Työjonot ja asiakkaiden odotusajat kasvaneet, tarve löytää keinoja nopeuttaa prosessia ja sujuvoittaa tekemistä.
- Tarve uudistaa tai yhtenäistää tekemistä ja löytää paikkoja automatisoinnille ja tekoälyn hyödyntämiselle.
- Asiakasreklamaatiot kasvaneet ja tunne tiimissä jatkuvasta korjailusta. Tarve tunnistaa virheille altistavat kohdat prosessissa ja muuttaa niitä.
- Puute osaajista tai avainhenkilöiden eläköityminen näköpiirissä, tarve kuvata ja kehittää prosessia.
- Tarve ymmärtää ja johtaa paremmin prosessia, ei tiedetä, milloin prosessi toimii ja voitaisiinko ongelmia ennakoida.
- Järjestelmäkehitys alkamassa ja yhteinen toimintamalli päättämättä. Vanhaa prosessia virheineen ei tunnu järkevältä viedä tai määrittää uuteen.
Lue lisää prosessien kehittämisestä käytännönläheisesti Lean-menetelmin.
Alkuperäinen artikkeli on julkaistu 28.3.2025 HR Viesti verkkomediassa
