Pysäyttävä sähköposti

Sähköpostiviesti on helppo laatia niin, ettet saa siihen koskaan vastausta. Siksi miljoona projektia jumittaa joka päivä.

Ihmettelin viikonloppuna, ettei pääministerimme Matti Vanhasen käsikassara, Rakennusmaailma-lehti päästä verkkopalveluunsa sitten millään.

Lehti tulee Tekniikan Maailman kylkiäisenä. Yritin rekisteröityä palveluun, mutta se ei kelpuuttanut TM:n asiakasnumeroani. Lopulta oli luovutettava. Kysyin palautelomakkeella, mikä mättää.

Vastaus napsahti sähköpostiini maanantaina:

Hei,

Tekniikan Maailmalla ja TM Rakennusmaailmalla on omat asiakasnumeronsa ja verkossa omat erilliset palvelunsa, jotka molemmat vaativat oman rekisteröitymisensä.

Saatte TM Rakennusmaailman asiakasnumeronne Asiakaspalvelustamme:

Puh.(09) 156 665, Sähköpostiosoite: [email protected]

Ystävällisesti
Janne Pärnänen
TM Rakennusmaailma

Eikö ole mielenkiintoinen viesti? Janne on aivan selvästi asiantuntija. Hän nimittäin kertoi loogisesti ja täsmällisesti, miten asia on. Mutta silti hän ei joko tajunnut, ehtinyt tai viitsinyt ratkaista varsinaista ongelmaani.

Hän ei lähettänyt viestistä kopiota asiakaspalveluun, vaikka hän kirjoitti jopa sähköpostiosoitteen vastaukseensa. Eikä hän lähettänyt saman tien sitä saakutin asiakasnumeroa. Puhumattakaan, että hän olisi käynyt rekisteröimässä palkanmaksajansa verkkopalveluunsa ihan itse.

Toki vastaavia, ajattelemattomia viestejä lipsahtaa meiltä jokaiselta aina joskus. Mutta kun huonoilla sähköposteilla on kansantalouden kannalta järisyttävä vaikutus.

Miljoona suomalaista isoa ja pientä projektia jumittaa joka päivä sen takia, että sanoman vastaanottaja on halvaantunut.

Kaikkein helpoiten saat uhrisi lamautetuksi niin, että esität riittävän monta ja hankalaa kysymystä. Tosin yksikin saattaa riittää:

”Kun olet markkinointikuru, voisitko kertoa, miten saisimme satatuhatta uutta kuluttajaa ostamaan geeliämme viikonloppuna niin, että kustannukset jäisivät alle kolmen tonnin?”

Tällaiseen viestiin on niin vaikea vastata (etenkään kirjallisesti), että homma jää inboxiin roikkumaan ikuisiksi ajoiksi.

Kuitenkin kaikkein tavallisin paskahalvautusviesti näyttää tosi viattomalta:

”Milloin voisimme tavata?”

Se johtuu tietenkin siitä, että nyt vastaanottajan pitäisi päättää. Päätökset ovat töistä raskaimpia – vaikka itse päätettävä asia olisi aivan mitätön.

Entä jos lähettäisitkin sen sijaan tällaisen kysymyksen?

Sopisiko kalenteriisi jokin seuraavista, tunnin mittaisista tapaamisajoista?

– to 29.10. klo 14:30 – 15:30

– pe 6.11. klo 10:00 – 11:00

– ma 9.11. klo 11:00-12:00

– ke 11.11. klo 11:00-12:00

Katsotaan sitten tarkemmin nenätysten, voisinko kenties edistää bisneksiäsi.

Nyt saat paljon todennäköisemmin vastauksen, koska sinä olet ottanut aloitteen ja hoitanut ajattelutyön. Asiakkaasi ei tarvitse päättää juuri mitään. Riittää, että hän vain reagoi monivalintatehtävääsi.

Lauri lähetti viikko sitten sähköpostin, jonka loppuosa halvaannutti pahan kerran:

”Mieleeni juolahtikin, olisiko ihan mahdoton ajatus koetella vaikka lounaan merkeissä muutamia ajatuksia sinun kanssa? Aluksi vaikka näin Pro Bono -hengessä.”

Sain vastatuksi vasta viikkoa myöhemmin. Kerroin Laurille syynkin.

Tahaton hidasteluni johtui kahdesta viestiin sisältyneestä avainsanasta. Toinen niistä oli ”Pro” ja toinen ”Bono”.

Rakenna sähköpostisi niin, että siinä on vain yksi selkeä kysymys – ja sekin mieluiten helppo monivalintatehtävä.