Aloin vetää tuotteistusprojekteja vuosituhannen vaihteessa. Pian huomasin, että ihmisen muisti on hämmentävän hatara himmeli.
Vaikka katselmukset seurasivat toisiaan viikon välein, useimmilla osallistujilla oli vain hähmäisiä mielikuvia, mitä olimme edellisellä kerralla sopineet. Jouduin kertaamaan ainakin tärkeimmät päätökset jokaisen sessiomme aluksi.
Juuri kukaan ei kirjoittanut muistiin mitään – siis edes itseään varten. Puhumattakaan, että joku olisi jakanut muistiinpanojaan koko projektiryhmälle.
Yritin tietenkin nimetä jonkun joukkiosta sihteeriksi. Aluksi ehdotin hankkeen tilaajaa. Ajattelin, että hänellä olisi syitä dokumentoida projektin vaiheet.
Ikävä kyllä kirjuriehdokkaani on tietysti johtaja. Hänen tehtäviinsä ei moinen näpertely kuulu.
Mutta ei näytä kuuluvan delegointikaan. Ilmeisesti sihteeriksi ei voi ketään määrätä. Sellainen olisi nykyaikaiselle työntekijälle murskaava nöyryytys.
Lopulta päätin ottaa homman kontolleni. Olenkin kirjoittanut satoja ja satoja projektimuistioita. Nykyisin toimitan sellaisen aina koko ryhmälle jälkikäteen sähköpostitse.
En enää luopuisi kirjurin virastani vapaaehtoisesti. Se johtuu siitä, että muistion kirjoittajalla on yllättävän paljon valtaa. Se sopii pirtaani mainiosti, olenhan kuitenkin projektipäällikkö.
Lopulta muistion kirjoittaja päättää, mitä kokouksessa päätettiin.
Se on selvä, etten voi säveltää dokumenttia tyhjästä. Mutta voin aina hiukan kammeta asioita siihen suuntaan, joka olisi mielestäni tilaajani etu.
Käytännössä se tarkoittaa, että kiteytän päätöksiä. Karsin jaarittelua, empimistä ja jahkailua. Rusikoin harmaita ajatuksia mustavalkoisiksi.
Evästän projektiryhmää aina etukäteen. Kerron, että muistio tulee sisältämään oman näkökulmani, joka on taatusti jollain tavalla puolueellinen. Pyydän, että jos joku on tekstistäni eri mieltä, hän älähtäköön välittömästi.
Jos kukaan ei väitä vastaan, muistiossa lukee sitten Virallinen Totuus.
Jos tulee jotain eripuraa, voimme lukea sähköpostista, mitä ryhmämme oikeastaan päätti joskus hamassa menneisyydessä.
Nyt voit arvata, kuinka usein joku on halunnut korjata tekeleitäni.
Aivan oikein, ei kukaan koskaan. Ei kertaakaan yli kymmenen vuoden aikana.
Kirjoita aina napakka muistio – tai edes muistiinpanot – kaikista kokouksistasi ja tapaamisistasi. Pitkä muistisi tuottaa turvaa ja valtaa.
