Aloin vetää tuotteistusprojekteja vuosituhannen vaihteessa. Pian huomasin, että ihmisen muisti on hämmentävän hatara himmeli.
Vaikka katselmukset seurasivat toisiaan viikon välein, useimmilla osallistujilla oli vain hähmäisiä mielikuvia, mitä olimme edellisellä kerralla sopineet. Jouduin kertaamaan ainakin tärkeimmät päätökset jokaisen sessiomme aluksi.
Juuri kukaan ei kirjoittanut muistiin mitään – siis edes itseään varten. Puhumattakaan, että joku olisi jakanut muistiinpanojaan koko projektiryhmälle.
Yritin tietenkin nimetä jonkun joukkiosta sihteeriksi. Aluksi ehdotin hankkeen tilaajaa. Ajattelin, että hänellä olisi syitä dokumentoida projektin vaiheet.
Ikävä kyllä kirjuriehdokkaani on tietysti johtaja. Hänen tehtäviinsä ei moinen näpertely kuulu.
Mutta ei näytä kuuluvan delegointikaan. Ilmeisesti sihteeriksi ei voi ketään määrätä. Sellainen olisi nykyaikaiselle työntekijälle murskaava nöyryytys.
Lopulta päätin ottaa homman kontolleni. Olenkin kirjoittanut satoja ja satoja projektimuistioita. Nykyisin toimitan sellaisen aina koko ryhmälle jälkikäteen sähköpostitse.
En enää luopuisi kirjurin virastani vapaaehtoisesti. Se johtuu siitä, että muistion kirjoittajalla on yllättävän paljon valtaa. Se sopii pirtaani mainiosti, olenhan kuitenkin projektipäällikkö.
Lopulta muistion kirjoittaja päättää, mitä kokouksessa päätettiin.
Se on selvä, etten voi säveltää dokumenttia tyhjästä. Mutta voin aina hiukan kammeta asioita siihen suuntaan, joka olisi mielestäni tilaajani etu.
Käytännössä se tarkoittaa, että kiteytän päätöksiä. Karsin jaarittelua, empimistä ja jahkailua. Rusikoin harmaita ajatuksia mustavalkoisiksi.
Evästän projektiryhmää aina etukäteen. Kerron, että muistio tulee sisältämään oman näkökulmani, joka on taatusti jollain tavalla puolueellinen. Pyydän, että jos joku on tekstistäni eri mieltä, hän älähtäköön välittömästi.
Jos kukaan ei väitä vastaan, muistiossa lukee sitten Virallinen Totuus.
Jos tulee jotain eripuraa, voimme lukea sähköpostista, mitä ryhmämme oikeastaan päätti joskus hamassa menneisyydessä.
Nyt voit arvata, kuinka usein joku on halunnut korjata tekeleitäni.
Aivan oikein, ei kukaan koskaan. Ei kertaakaan yli kymmenen vuoden aikana.
Kirjoita aina napakka muistio – tai edes muistiinpanot – kaikista kokouksistasi ja tapaamisistasi. Pitkä muistisi tuottaa turvaa ja valtaa.
21 kommenttia
Loistava postaus! Muistio ja kevyt ”projektinhallinta” (esim. Basecamp tai OneNote) ovat projektin kuin projektin pelastajia. Varsinkin Office-paketin mukana tuleva OneNote on erinomainen työkalu muistioiden jakeluun ja kevyeen projektinhallintaan. Kyseinen ohjelma on varmasti 99-prosenttisesti unohdettu osa Officea.
Versiosta 2010 lähtien muistikirjat on voinut jakaa Skydriven kautta ilman, että tarvitsee kaikkea postitaa sähköpostilla. Mielestäni OneNotessa yksi hyödyllisimmistä ominaisuuksista on kuvien yms. sälän lisääminen muistioihin, eli fläppitaulupiirrokset saa myös kuvina muistioon mukaan.
Petri, kiitos työkaluvinkeistä! Itsekin olen tutustunut Basecampiin käytännön projektityössä, koska web-toimittajani Aucor Oy käyttää sitä. Se on kyllä kätevä rakkine.
Ehkä niitä peruja tulin valinneeksi Nosteen CRM:ksi saman 37signals-ohjelmistotalon Highrisen. Nyt kun putiikki vain ehtisi yhdistää Basecampin ja Highrisen niin, että ne toimisivat sujuvasti yhdessä.
Basecampistä on itsellänikin hyviä kokemuksia. Olen kuitenkin siirtynyt Evernoteen, varsinkin kun Business ominaisuuksien avulla projektinhallinta on sielläkin parantunut. Koska samalla ohjelmalla hoituu myös omat henkilökohtaisetkin muistiot, niin eri sovellusten määrä vähenee. Evernoten etu on ollut myös puhelinsovellukset. Ilmeisesti Basecampiin sellaiset taisi tulla myös? Vai onko kyse puhelimelle optimoidusta selainsovelluksesta?
Eräs ystäväni suositteli myös Wundelist-sovellusta.
No, totta puhuen Evernote on ehkä eniten käyttämäni sovellus (selaimen ohella). Se johtuu siitä, että tarvitsen näitä kirjoitushommiani varten hillittömän arkiston erilaisia lähteitä ja dokumentteja. Evernote on niiden säilömiseen aivan ylivoimainen värkki.
Sitä paitsi Evernote on usein myös kaikkein näppärin kirjoitusväline. Wordin joudun avaamaan nykyään vain ehkä kerran viikossa tai kahdessa, mikä on kyllä siunattu asia!
Hauskaa on tosiaan, että vaikka tekniikka edistyy, niin kahdesta ei kaupankäynnissä ja projekteissa luovuta; käyntikorteista ja muistioista. Ensimmäisistä voisin hyvin luopuakin, muistioista en ikinä.
a) Ei sitä tietomäärää voi yrittää muistaa ulkoa
b) Kaikkea ei tule kirjattua sopimuksiin, muistioihin kyllä
c) Hyvä muistio selittää monimutkaisenkin asian lyhyesti uudelle henkilölle
d) Näin myyjän vinkkelistä muistion kirjoittaminen antaa ostajalle aivan erilaisen kuvan; kuuntelen heidän ongelmansa ja kirjaan sen jopa ylös. Minua oikeasti kiinnostaa, mitä palaverissa tapahtuu.
e) lisäksi edellä mainitsemasi asiat
Muistion arvoa ei sovi väheksyä, päinvastoin. Miten monta asiaa on mennyt pieleen, koska joku on kirjoittanut muistion? Entä toisinpäin?
Hyvä pointti tuo d), Petri! Olen joissain tilanteissa jättänyt tekemästä omia muistiinpanoja, mutta tuo perustelu on sellainen että taidan tehdä ne oli siihen käytännön syytä tai ei.
Naulan kantaan!
Itse kiinnitän huomiota aina siihen, että suurin osa eteeni tulevista myyjistä ei kirjoita mitään ylös. Siitä tiedän satavarmasti, ettei hänellä ole tarkoitustakaan muistaa, mitä juttelimme.
Tulokset näkyvät välittömästi. Laiskat myyjät unohtavat jo kotimatkalla, mitä oikeastaan tuli luvatuksi. Sepä onkin sellaista markkinointia, ettei mikään brändipolitiikka paikkaa noin syntyviä lommoja.
Järkevä myyjä on edes kirjoittavinaan jotain, vaikka asiakkaan suusta ei tulisi yhtään järkevää sanaa. Se on viesti ostajalle, että vastapuoli kuuntelee.
Loistava kirjoitus! Olen täysin samaa mieltä memojen voimasta. Itse lisäisin että että memot on hyvä pitää yhdessä paikassa, wikissä joka on auki asiakkaalle. Kaikki pysyvät silloin helposti samassa paikassa. Tietenkin skydrivet sun muut pilvipavelut pelaavat myös. Wikissä voi vaan pitää kaiken samassa nipussa melkoisen kätevästi. Memon pohjaankin kannattaa käyttää hetki aikaa jotta palaverit nopeutuisivat ja aiheessa pysytään. Tässä on hyvä esimerkki toimivasta memo pohjasta: https://confluence.atlassian.com/display/DOC/Meeting+Notes+Blueprint
Totta tupiset Timo! Wiki on tosiaan simppeli ja selkeä kapine muistioiden varastointiin ja jakeluun.
Ei ehkä kannata kehittää tähänkään yksinkertaiseen tarpeeseen heti uusia merkillisiä sovelluksia, kun vanhat hyvät ratkaisut toimivat aivan hyvin.
Aluksi menin palavereihin ilman mitään. Tästä seurasi vain ongelmia, koska ikinä ei voi muistaa kaikkea mitä palaverissa käsiteltiin. Etenkin jos mielipiteet muuttuivat useaan otteeseen palaverin aikana.
Senpä takia menen nykyisin aina tapaamisiin muistion kanssa (kynä + ruutulehtiö). Asiat eivät unohdu ja samalla teet monella tapaa hyvän vaikutuksen vastapuoleen.
Erityisesti kahden keskisissä tapaamisissa olen huomannut, että on erityisen ärsyttävää jos vastapuoli avaa läppärin kannan ja alkaa näpytellä puhuessani. Yleensä läppärin näpyttäjä tuijottaa ruutua ja/tai näyttöä. Se antaa töykeän ja piittamattoman kuvan vastapuolesta. Vaikka vastapuoli katsoisi sinua silmiin ja kuuntelisi samaan aikaan näppäillen on se silti häiritsevää.
Läppärillä on paha, koska et ikinä voi olla varma mitä vastapuoli sillä tekee. Selaa facebookkia, chättäilee tai selailee päivän lööppejä.
Näiden havaintojen takia en pidä läppäriä muistiinpanovälineenä ja otan sen tapaamisiin mukaan vain jos on jotain demottavaa. Pidän konetta auki tasan demon ajan ja silloinkin niin, että muutkin osallistujat näkevät mitä koneella teen.
Hylkäsin parin testikerran jälkeen myös iPadin muistiinpanovälineenä tapaamisissa, koska siinä tuijotan käytännössä pöydän pintaa ja lisäksi sillä on paljon hitaampi kirjoittaa kuin esimerkiksi kynällä paperille.
Kynä + ruutuvihko tapaamisissa/kokouksissa ja puhtaaksi sähköiseen muotoon kirjoitettu versio kaikille jakoon jälkeenpäin.
Kynä on ilman muuta paras juuri mainitsemistasi syistä!
Itse käytän Livescribe-älykynää, jonka uusin versio Livescribe Sky wifi kytkeytyy suoraan oman toimistoni wlan-verkkoon.
Aikaisemmin kynä oli varustettu omalla työasemaohjelmistollaan. Nykyisin muistilehtiön sivut heilahtavat langattomasti ja automaattisesti pdf-muodossa Evernoteen – minnepä muuallekaan!
Toinen vaihtoehto olisi tietysti kirjoittaa tavallisella kynällä ja ottaa sivuista kuvat suoraan Evernoteen.
Jos käsialansa pitää kurissa, Evernoten maksullinen versio indeksoi kohtalaisen hyvin myös käsin kirjoitetut tekstit.
Livescribe-kynässä on mikrofoni, joten tarvittaessa se myös nauhoittaa keskustelut. Mutta siihen kannattaa tietysti pyytää aina lupa. Ainakin projektikokouksissa se yleensä irtoaa.
Pieni OT. Hyvä esimerkki hyvästä myynnistä tuossa Livescriben sivulla. Video tuotteen oikeasta toiminnasta kertoo enemmän kuin tuhat tarkasti mietittyä sanaa ja lisänä kynän suosittelu Jarin toimesta saivat tilaamaan tuotteen.
Muistaakseni (olikohan Eric Riesin Lean Startup-kirjassa) mm. Dropboxilla oli aiemmin vaikeuksia breikata sijoittajille/käyttäjille, mutta nimenomaan videon avulla saivat ihmiset käsittämään miten heidän tiedostonsiirtopalvelunsa eroaa sadoista aiemmin feilanneista.
Lee LeFever on Common Craft -nimisen firman toinen omistaja. Hänen putiikkinsa tuotti aikanaan mainitsemasi Dropbox-videon / animaation.
Firma ollut sen verran edelläkävijä, että heidän laatimiensa videoiden esitystapaa kutsutaan nykyään aivan yleisesti Common Craft -tyyliksi.
LeFever on kirjoittanut kirjan nimeltään The Art of Explanation, jossa hän kuvailee Dropbox-projektia lyhyesti.
Opus ei ikävä kyllä tehnyt kummoista vaikutusta. Kirjailijana LeFever ei ehkä ole aivan samaa tasoa kuin animaatiotuottajana.
Samsungin Note-laittessa on kätevä S Note -sovellus, jolla saa muistiinpanot tehtyä kynän avulla. Livescribe-kynän tasolle se ei yllä, mutta muistiinpanot voi lähettää Evernoteen.
Myös tuo Moleskinen Evernote-muistio toimii ihan kivasti, varsinkin kun tarralla saa kätevästi ohjauttua muistiinpanot oikeaan osoitteeseen Evernote-arkistossa valokuvauksen jälkeen. Ja Moleskine näyttää aina hyvältä!
Ilmeisesti tuo Livescribe toimii ainoastaan wifi-alueen sisällä? Onko siitä hyötyä ilman sitä?
Livescribe-kynässä on kyllä myös USB-liitäntä jo senkin takia, että kynän akku ladataan sitä kautta. Mutta myös data siirtyy. Edellisessä mallissa ei USB:n lisäksi muuta tapaa ollutkaan.
Minulla on palavereissa aina mukana kannettava, koska kannettavalla pääsen aina edellisen palaverin muistiinpanoihin tai vähintään palaveria edeltävän valmistautumisen muistiinpanoihin. Usein statuspalaverin vetäminen ja muistiinpanojen kirjoittaminen on erittäin helppoa, jos on vanhat muistiinpanot pohjalla. Tällöin voi edetä kaikille tuttua kaavaa pitkin, jolloin palaverit tehostuvat. Lisäksi moni palaverin muistiokirjaus muuttuu vain statuksen osalta: ”Työn alla Villellä” -> ”Katselmoitavana asiakkaalla”.
Jos joku näpyttelee läppäriä tapaamisessa, ehdotan, että hän ei ole sitten palaverissa juurikaan äänessä. Läppäri keskustelijoiden välissä on kuin suojamuuri, jonka yli vastapuolen on juteltava.
Jos konetta on naputeltava kokouksessa, olisi usein hyödyllistä, että kirjurin tuotokset olisivat tykitettävissä seinälle / isolle näytölle saman tien.
Onkin käsittämätöntä, ettei esimerkiksi PowerPoint tarjoa siihen nykyistä parempia keinoja. Se kertoo hyvin, mitä Officen monopoliasema vaikuttaa. PowerPointin kehitystyöt ovat jämähtäneet paikoilleen jo vuosia sitten.
Käytännössä kaikki tuijottavat sitten valikoita ja sälää vilisevää editointitilaa, joka tekee näkymästä melkoista sotkua.
Muistio on hyvä työkalu, mutta niin on myös päiväkirja. Omatkin toimet värittyvät melkoisen nopeasti ja mokat unohtuvat. Eli omien töiden jälkitarkastelu on myös melkoisen tärkeää ja erityisesti näiden päätelmien kirjaaminen.
Ainoa keino oppi virheistä on tunnistaa ne ja merkitä ylös. Ja silloin tulevaisuudessa tekee vähemmän samoja virheitä. Eli omissa päätöksissä ja tekemisissä kannattaa opetella reflektoinnin jalo taito eli ensin tehdä, sitten tutkia mitä oppi ja miltä tuntui. Ja sitten uudet jutut pitää käsitteistää ja uusi teoria pitää myös testata.
Muutoin itselle käy niinkuin kokouksille eli kun ole muistioita, niin myöskään oppimista ei tapahdu. Eli omia toimia ei tarkastella jälkikäteen ja niistä opita.
Eli muistio on hyvä työkalu, mutta niin on myös päiväkirja jonka perusteella omia toimia tarkastelee. Muistikuvat ovat aina värittyneitä.
Kari…
Kiitos Kari, hyvä näkökulma ja täydennys!
Päiväkirjan päivittäminen vaatisi selvästi harjoittelua. Ainakin itseltäni puuttuu siihen sopiva, alkeellisinkin formaatti. Tarkoitan, että pitäisi kehittää tapa esimerkiksi siitä, minkä tasoisia asioita kirjaisi ylös.
Ehkä teen asiasta taas vain liian vaikeaa. Miten itse olet ratkaissut asian? Tuuttaatko vain tajunnavirtaa tulemaan, vai oletko miettinyt jonkin kirjauksiasi ohjaavan periaatteen?
Itsellä on työlista päivälle. Eli pyrin suunnittelemaan omat työni aamulla ja listaan ne. Ja kirjoitan jokaisen työn jälkeen lyhyen kommentin siitä, mitä tein ja mitä päätin.
Lopussa on vapaata tilaa, jonne kirjoitan asioita joita tapahtui. Eli tuo on hiukan kuin kokouksen agenda, jossa täydennän tilanteen mukaan asioita.
Pitäisi joskus tehdä parempi ratkaisu, mutta tuo toimii hyvin muistikirjalla. Yleensä päivän asiat sopii yhdelle aukealle.
Hyvä kirjoitus ja ehdottoman tärkeää asiaa. Aina se vaan unohtuu, tai siis laiskuushan se vaivaa. Täytyis taas yrittää aloittaa päiväkirjan pito.
Petrillä oli hyvä kommentti OneNotesta. Älyttömän hyvä työkalu, jota (todella) harva tietää. Itsekin löysin sen lopputyön aikaan, kun mietin mihin saisi nopeasti kasattua ideoita, linkkejä ja kirjavinkkejä.