Pölli tästä -blogi on ideavarkaan apaja

Mikä on maailman turhin neuvo?

Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Share on whatsapp
Jari Parantainen
Jari Parantainen
Autan insinöörejä tuotteistamaan osaamisensa helposti ostettaviksi palvelupaketeiksi. Olen Suomen kokenein tuotteistaja. Palkittu Pölli tästä -blogi & bisneskirjoja. ✆ 050 5229 529

Lueskelin tuoretta Tietokone-lehteä. Aviisi käsitteli sähköpostia ja Redesigning 925 -projektia, jonka takana olivat Pekka Pohjakallio ja Saku Tuominen.

Parivaljakko on ideoinut Kansallisen sähköpostin siivouspäivän (8. helmikuuta). Tarkoitus olisi, että tuona päivänä kaikki tyhjentäisivät saapuneiden viestien kansionsa.

Siivouspäivä saattaa tuntua ensin vapauttavalta idealta. Ikävää vain, ettei siinä ole mitään järkeä.

Pitäisi siis tyhjentää vuotava 400-metrinen öljytankkeri muoviämpärillä. Juuri sähköpostin siivouspäivän kaltainen ajattelu saa ihmiset palamaan loppuun.

Sähköpostista on tullut toinen Twitter. Koko ajatus täysin hallitsemattoman viestivirran kaitsemisesta on epätoivoinen.

Itse en ole siivonnut inboxiani enää vuosiin. Siellä makaa tällä hetkellä 41 912 sähköpostia, joista 5 230 on lukematta.

Tosin myönnän, että olin kova poika järjestelmään viestejä vielä viisi vuotta sitten. Käytin siihen jopa päiväkausia.

Mutta sitten vaihdoimme firman viralliseksi sähköpostiksi Googlen Gmailin. Sen jälkeen mikään ei ollut entisensä.

Ensinnäkin Gmailin perusidea on se, että viesteille on käytännössä tilaa rajattomasti. Mikään laatikko ei pursu ainakaan sen takia, että postit olisivat jääneet raivaamatta.

Toiseksi Gmailin haku toimii mainiosti. Ikivanhatkin sähköpostit löytyvät nopeammin kuin jotain loputonta kansiopuuhässäkkää selaamalla.

Tässä eräänä iltana pyysin vaimoani katsomaan liitettä, jonka olin lähettänyt hänelle sähköpostitse. Hän kertoi tuhonneensa viestin.

Olin ällistynyt! Minkä ihmeen takia hän oli tuhonnut sähköpostejaan? Mitä järkeä siinä on?

Sitten tajusin, että niin suurin osa ihmisistä tekee, koska heillä on töissä perinteitä.

Levytila oli aikoinaan kallista. It-osasto rajasi tiukasti, montako megatavua viestejä kunkin duunarin boksiin sai tunkea. Oi niitä aikoja!

No, eilinen on täällä vielä. Pari päivää sitten ison korporaation johtajalle lähettämäni viesti pomppasi takaisin.

Särmänä pitämäni ammattilaisen postilaatikko oli täyttynyt. Häneltä oli ilmeisesti jäänyt Kansallisen sähköpostin siivouspäivä väliin.

Maailman turhin neuvo: ”Ihminen, ryhdy pedantiksi.”

Palvelun tuotteistaminen opas, Jari Parantainen
Palvelun tuotteistaminen -käsikirja
Tämä e-kirja neuvoo, miten tuotteistat insinöörisi osaamisen helposti ostettavaksi sisäänheittopaketiksi.
Maksuton

13 kommenttia

  1. Gmail on kyllä loistava, vaikka jostain syystä kaikki eivät siitä pidä.

    Ei ole pitkääkään aikaa kun viimeksi törmäsin isoon yritykseen jonka työntekijöiden inboxin rajoitus oli 50 megatavua. Asiasta teki entistä helpomman päivittäin isoille vastaanottajaryhmille lähetettävät painolaatuiset PDF:t ja se että keskivertotyöntekijä ei edes tiennyt mitä tarkoittaa megatavu 🙂

    Sähköpostiviestiä sattuu kaipaamaan aina pari päivää sen poistamisen jälkeen.

    1. Näissä projektihommissani näen joka päivä, että priorisointi on yksi maailman raskaimmista töistä. Jos postilaatikko vetää 50 megaa, se tarkoittaa, että työntekijöiden on priorisoitava koko ajan.

      Hillitön priorisointi olisi tietysti hienoa, se on selvä. Mutta onkohan siitä lopulta mitään hyötyä, kun vain joka kymmenes pystyy moiseen edes auttavasti?

  2. Kiitos Jari, mahtava huomio! Innostuin uudesta Mailbox- iPhone-sovelluksesta (https://www.mailboxapp.com), koska se auttaa siivoamaan Saapuneet-kansion nollaan, mutta eihän se loppupeleissä ole ollenkaan tarpeellista.

    Luen joka tapauksessa kaikista saapuneista viesteistä lähettäjän ja otsikot, mutta en avaa luettavaksi kuin niitä joita odotan ja jotka vaikuttavat joltain muulta kuin mainos- tai roskapostilta. Aivan turhaa säännöllisin väliajoin yrittää perata roskaposteja pois Saapuneista.

    Antaa Saapuneet-kansion kasvaa.

    Googlen Gmailissa tosin hirvittää, että kaikki postit skannataan mainosten kohdentamiseksi. Siksi oma palvelin on kivempi, n. 100-200 euroa vuodessa.

    1. Sama täällä, kaikki tärkeät viestit pistävät kyllä silmään. Ja jos kerran sattuu lipsahtamaan, mitä sitten? Jos viesti on pirun tärkeä, lähettäjä paiskaa sen uudelleen liikenteeseen.

      Sitä paitsi harva olettaa enää nykyään, että vastaanottaja olisi jokin täydellinen skanneri-androidi. Jokainen tajuaa, että viestejä lipsuu ohi. Osa menee roskapostiin, osa jää jopa jonnekin matkalle.

      1. Aivan. Samalla nykymeno tietysti harmittaa, kun ei haluaisi päivystää vastausta ja lähetellä muistutuksia. Mutta sähköposti on vain kasvanut valtavaksi eikä sille mahda mitään. Joko elää sen mukaisesti (antaa Saapuneet-laatikon täyttyä lukemattomista mainosviesteistä ja lähettää muistutuksia silloin kun tarvitsee) tai käyttää tuntitolkulla aikaa mainosten ja spämmin poistamiseksi.

  3. Kuulostaa kyllä hyvältä tuo Gmail, mutta kyllä se isoveli valvoo -meininki hieman pelottaa. Ei niinkään omasta, vaan asiakkaiden lähettämien luottamuksellisten dokumenttien puolesta.

    1. Sami, kiitos kommentistasi! Käsittääkseni sinne oman firman omalle serverille päätynyt sähköposti on joka tapauksessa kulkenut netin kautta jossain vaiheessa. Se on siis tiedusteluorganisaatioiden tsekkaama joka tapauksessa.

      Monet yrittävät poistaa liiketoiminnasta riskin. Harmi, että kun kaikki riskit on vihdoin poistettu, myös kaikki liiketoiminta on siinä vaiheessa loppunut.

      Suomalaisten firmojen pitäisi olla onnellisia, jos niillä olisi sähköposteissaan jotain todella varastamisen arvoista.

      1. Ihan totta turiset, sähköposti on todella suojatonta viestintää. Silti pikku piikki on ihan pakko pistää: Kirjoitit itse siitä kuinka asiakkaan riskin tunnetta pitäisi hälventää. Gmail voi olla yksi tällainen tekijä, täysin riippumatta viestien todellisesta suojaustarpeesta.

        1. Totta, erittäin hyvin iskit vastapalloon!

          Ei sillä tunteella tosiaan ole mitään tekemistä todellisen tilanteen kanssa. Mutta tunne on todellinen.

        2. Gmailia voi käyttää omalla domainilla, jolloin asiakkaalla ei ole aavistustakaan, että sähköposti on näppäilty Gmaililla. Ja pienellä investoinnilla (40€/v) myös mainoksista pääsee eroon.

          1. Kiitos Pasi, olet ihan oikeassa!

            Olen itse tietenkin Google Apps -käyttäjä, eli maksan Googlelle heidän korporaatio-postinsa (ja miljoonan muun sovelluksen) käytöstä naurettavan pientä vuosimaksua (hyötyyn nähden). Ei vastaanottaja näe mitään muuta kuin Nosteen verkkotunnuksen.

          2. Kiitos Pasi tiedosta. Onko mitään hajua jättääkö Google postien sisällöt kokonaan skannaamatta? Jos jättää niin sehän olisi valtavan helpottava tieto, vaikka vain tunteen vuoksi.

  4. Noin kaksi vuotta sitten heräsin painajaiseen: sähköpostien pedanttiseen arkistoimiseen ja hallintaan upposi monta tuntia viikossa. Laadukkaalla prosessoinnilla tietysti tähdättiin siihen, että arkistoista löytyisi helpommin vanhat viestit ja viestikaaoksesta huolimatta itsellä säilyisi hallinnantunne. Olisihan se myös erittäin noloa, jos pomo tulisi selän taakse ja huomaisi, että inboksissa notkuu tuhansia viestejä – osa edelleen lukematta!?
    Noin kaksi vuotta sitten heräsin painajaiseen: sähköpostien pedanttiseen arkistoimiseen ja hallintaan upposi monta tuntia viikossa. Laadukkaalla prosessoinnilla tietysti tähdättiin siihen, että arkistoista löytyisi helpommin vanhat viestit ja viestikaaoksesta huolimatta itsellä säilyisi hallinnantunne. Olisihan se myös erittäin noloa, jos pomo tulisi selän taakse ja huomaisi, että inboksissa notkuu tuhansia viestejä – osa edelleen lukematta!?

    Oli aika interventiolle. Suurin kysymys oli, mistä pitäisi aloittaa ja mitä pitäisi tehdä konkreettisesti? Moni mustanvyön ITIL-kavereista aloittaa mittareiden laatimisesta, niinpä päätin seurata samaa polkua. Ensimmäinen mittareistani olisi se, että sähköpostien hallintaan (=tuottamatonta työtä?) saisi kulua alle 5 minuuttia työpäivästä. Tämäkin on liikaa, mutta edetään mieluummin pienin ja varmoin askelin, kuin yritetään tehdä loikkaa kaaoksen keskeltä suoraa kuuhun. Toinen mittari muodostui erinäisten välivaiheiden jälkeen sellaiseksi, että projekti-, asiakas-, henkilö- tai vastaavalla tasolla tapahtuva viestintä piti pystyä erittelemään helposti, ilman että se vaikuttaisi mittariin numero yksi.

    Insinööriksi tunnustautuvana ryhdyin tietysti ensiksi miettimään, mikä olisi hienoin ja edistyksellisin tekninen ratkaisu ongelmaani. Mitä monimutkaisemman härpäkkeen saisin valjastettua toimimaan, niin sitä enemmän voisin kokea onnistumista. Eihän tässä turhaan opiskeltu yliopistossa! Projektin oppirahoja maksettiin muutama viikko, kunnes oli aika palata hämyisestä tuotekehityskammiosta maankamaralle. Sen sijaan, että yrittäisin väsätä uutta Enigmaa tai Tokamakia, niin minun pitikin muuttaa ensisijaisesti tapaani käsitellä sähköpostia.

    Läpimurto tapahtui, kun vihdoin oivalsin: ”Tagi toimii kansiona, mutta kansio ei toimi tagina”. Suomennettuna se tarkoitti, että puhtaasti kansioihin perustuva sähköpostien arkistointi ja sähköpostien käsittely ei ehkä koskaan olisi riittävän joustava ja tehokas. Tarvittaisiin lisää vapausasteita.

    Ratkaisu oli lopulta melko yksinkertainen, se ei ollut täydellinen, mutta se oli erittäin skaalautuva ja toi kaivattua tehokkuutta. Se on isohko joukko sähköpostisääntöjä, jotka käytännössä vain siirtävät sisään tulevia posteja omiin kansioihinsa yleensä viestin lähettäjän tai viestin otsikon perusteella. Tämän lisäksi on olemassa ns. älykkäitä kansioita, jotka ovat käytännössä valmiiksi tallennettuja täsmähakuja. Esimerkkeinä älykansioista on ”Projekti X”, ”Asiakas A”, ”Henkilö B”, ”24h sisällä viestit”, ”Viimeiset 7vrk”, ”Lukematta”, ”Punainen lippu” jne.

    Toimintamallin muutos on nyt se, että yli 95 prosenttia viesteistä siivilöityy automaattisesti oikeisiin kansioihin (matala kansioranne). Kun seuraan tärkeän projektin etenemistä, niin näen siihen liittyvät viestit yhdestä älykansiosta. Sama viesti voi siis olla näkyvillä toisessakin älykansiossa. Inboksikin on nykyään älykansio, sillä se kokoaa useiden eri osoitteiden inboxit yhteen. Manuaaliseen siirtelyyn kuluu aikaa muutama minuutti päivässä jos sitäkään ja ylimääräinen aika viiden minuutin potista käytetään uusien sääntöjen tekemiseen tai vanhojen hienosäätämiseen.

    Inboksini kertoo kuinka paljon puuttuvaa tuotekehitystyötä on jäljellä. Lukematta kansion sisältö pysyy lyhyenä, sillä kerran avattu viesti katoaa sieltä. Ennen katoamistaan sen voi liputtaa jatkotoimenpiteitä varten, ellei sitä pysty käsittelemään siinä hetkessä. Lisäksi on olemassa sääntöjä, jotka muuttavat tietyt viestit automaattisesti luetuiksi mm. taustajärjestelmien ei-tärkeät statusviestit tai tilastoviestit, jolloin lukematta kansio on pysyy entistäkin kevyempänä. 24h ja 7vrk kansioiden kautta saan nopeasti kokonaiskuvan tai voin tarkistaa keneltä se aamuinen viesti tulikaan. Punainen lippu -kansio sisältää ne viestit, joihin en ole ehtinyt heti vastaamaan ja joiden käsitteleminen vie yli 2 minuuttia kappaleelta.

    Toivottavasti tästä sai uusia näkökulmia ja vinkkejä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Aiheeseen liittyvät muut kirjoitukset

MItkä ovat delegoinnin 12 vaihetta?
Jari Parantainen

Mitkä ovat delegoinnin 12 vaihetta?

Delegoinnissa on 12 vaihetta, joista suurin osa unohtuu aina. Asiantuntija harkitsisi ylennystään toisenkin kerran, jos hän ymmärtäisi, että suurin osa hänen päivistään kuluu sitten delegointitöissä.

Jo alle kaksivuotias tajuaa, mikä on reilua
Jari Parantainen

Jo alle kaksivuotias tajuaa, mikä on reilua

Osmo Soininvaara on mielestäni terävä heppu. Seuraan hänen blogiaan tiiviisti, vaikka en aivan aina hänen päättelyketjujaan täysin ymmärräkään. Paljon olen häneltä kuitenkin oppinut. Joulukuussa 2018

Image of camel in desert Wahiba Oman
Jari Parantainen

Jahtaako Porin Jazz väärää kamelia?

Porin Jazzin toimitusjohtajaksi valittu Aki Ruotsala tuntuu uskovan, että homoudesta voi ”parantua”. Niinpä festareiden hallitus reagoi ripeästi eilen. Se hyvästeli toimarinsa, siis ennen kuin tämä

Palvelun tuotteistaminen opas, Jari Parantainen

Palvelun tuotteistaminen

Pakerratko insinöörien esimiehenä?

Tämä yli 100-sivuinen e-kirja neuvoo vaihe vaiheelta, miten puserrat asiantuntijoittesi osaamisesta enemmän kate-euroja tuotteistamisen keinoin.

Teoksen vinkit perustuvat Suomen kokeneimman tuotteistajan käytännön kokemuksiin sadoista insinööritalojen tuotteistusprojekteista 17 vuoden aikana.