Kävin eilen potkimassa projektin käyntiin uuden asiakkaani luona. Keskitymme kuuden viikon ajan siihen, miten voittaa tarjouskilpailu.

Vastaus on jopa kymmenien miljoonien eurojen arvoinen!

Firman asiantuntijat ovat huomanneet asian, jota moni ei tunnu tajuavan koskaan: etenkin julkisen puolen tarjouskilpailu on usein katala ansa.

Se johtuu tavallaan särkyneen puhelimen efektistä. Toisin sanottuna viesti (tai tässä tapauksessa hyvä aikomus) vääristyy matkalla, kun se etenee vastaanottajalta toiselle näin:

  1. EU säätää direktiivejä tai jotain muuta sekavaa.
  2. Suomen eduskunta vääntää asiasta tiukkapipoisen paikallisen version. Se olkoon nimeltään hankintalaki.
  3. Virkamies tulkitsee pykäliä omalla tavallaan. Hän sorvaa sen perusteella tarjouspyynnön.
  4. Tarjouspyynnön saanut yritys lukee dokumenttia kuin jumalan sanaa, koska kaikki sooloilu johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
  5. Ostaja kokoaa tarjoukset taulukkoon ja laskee niille pisteet.
  6. Tilaus lähtee toimittajalle, joka sai eniten pojoja.

Pisteytys voi noudattaa vaikkapa EU-hankintojen painotuksia:

  1. Hinta 40 %
  2. Laatu 30 %
  3. Toimitusvarmuus 20 %
  4. Ympäristövaikutukset 10 %

Näyttää ihan järkevältä, eikö niin? Hupaisaa asiassa on vain se, että listasta puuttuu ehkä jopa kaikkein tärkein asia.

Puuttuva elementti on nimeltään ihminen.

Sekä ostajat että myyjät ovat täydellisen epärationaalisia otuksia. He haahuileva halujensa, pelkojensa, ennakkoluulojensa ja kaikenlaisten päähänpistojensa ohjaamina aamusta iltaan.

Mitähän hyvää seuraa esimerkiksi siitä, että tilaaja joutuu ostamaan kusipäältä?

Toisaalta tästä urkenee kiinnostava sivuraide. Tarjouskilpailun tulokseen on mahdollista vaikuttaa, koska kuvioon on pakko sotkea ihmisiä joka tapauksessa.

Tarjouksessa onkin aina kaksi osaa tähän tapaan:

  1. Tarjouksen virallinen / julkinen osuus, johon ei ole mahdollista vaikuttaa juuri lainkaan.
  2. Tarjouksen epävirallinen osuus, joka vaikuttaa siihen, miten ostaja jakaa pisteensä.

Kuitenkin myyjä juoksee ansaan lähes aina. Hän alkaa vimmaisesti optimoida tarjouksensa julkista osuutta, vaikka sitä voi optimoida hyvin vähän.

Koska lukijani kuuluvat ihmiskunnan eliittiin, he jo hoksaavatkin, mihin kannattaa keskittyä. Paukuista ainakin 80 % kannattaa sijoittaa tarjouksen epäviralliseen osuuteen.

Mikä se epävirallinen osuus sitten on? Ihan kaikkea en voi kertoa, koska sitten joutuisin tapp…eikun eliminoimaan sinut elämästäsi.

Vinkiksi voin kuitenkin paljastaa tarkoin varjellun salaisuuden ihan näin meidän kesken:

Ostaja pelaa pisteillään niin paljon kuin ikinä pystyy.

Aika usein hän saa ohjatuksi tilauksensa sille toimittajalle, josta hän pitää eniten. Merkillinen sattuma, eikö totta?

Useimmat myyjät eivät tätä usko sitten millään. Eikä siinä mitään. Olisin äimänä, jos muuta ilmenisi. Olemmehan kyselyjen perusteella Euroopan auktoriteettiuskoisimpia kansalaisia.

Suomalainen suorastaan rakastaa sääntöjä, koska niiden ansiosta hänen ei tarvitse ajatella itse. Hän haluaa luottaa viranomaisten yli-inhimillisiin ominaisuuksiin – kuten objektiivisuuteen – jopa pelottavan hanakasti.

Viilatkaa te kaikki sinisilmät siis kaikessa rauhassa tarjoustaulukoidenne reunaviivoja. Kahden pikselin paksuus on hyvä. Itse ajattelin keskittyä asiakkaani kanssa aivan muihin asioihin.

Tarjouskilpailu on harvoin aito kilpailu. Jos kuitenkin kuvittelet niin, olet jo langennut ansaan.