Yrittäjäkollega kiroili eilen, että hänen nakittamansa homma kusahti. Hän ei hoksannut sopia asiantuntijansa kanssa tiettyä määräaikaa erikseen.

Alainen kyllä tiesi aivan hyvin, että työhön tarvittava ohjelmistokikkare oli käytettävissä vain kaksi viikkoa. Se ei kuitenkaan riittänyt vihjeeksi. Työ jäi tekemättä.

Koska olen tunnetusti kaikkien alojen asiantuntija, kaivoin arkistojeni kätköistä listan. Sommittelin siihen delegoinnin vaiheet vuosia sitten. Lähteitäni en enää muista, mutta niitä oli monta. Osan nikseistä opin esimiehiltäni.

1. Määrittele tavoite

Tämä on ilmeisin osa delegointityötä. Yhtä usein se on ainoa osuus – ja sekin jää puolivillaiseksi.

Kerro työntekijällesi, mitä hänen pitäisi saada aikaan. Entä mitä kaikkea tähän tehtävään ei kuulu? Keskity tuloksiin. Yritä olla vihjailematta, miten (hienosti) itse hoitaisit homman.

2. Kerro, miksi tehtävä on tärkeä

Paniikkiprojekteja meillä jokaisella riittää aina, olivat ne tärkeitä tai eivät. Siksi ehdotan, että kuvailet taustoja: miksi päätit delegoida tehtävän?

Jos alaisellesi jää mielikuva, että tämä juttu on vähä silleen niinku melko yhdentekevä, työ jää tekemättä yhtä varmasti kuin demari korottaa veroja.

3. Valtuuta

Koska olet pomo, unohdat helposti, että sinulla on valta ja voima. Duunarisi tilanne on toinen. Hän törmää nihkeisiin portinvartijoihin ja kollegoihin joka käänteessä. Siksi joudut antamaan hänelle valtuudet erikseen.

Mitä sellaistakin hän saa tehdä, mikä normaalisti olisi vastoin ohjeita tai rikkoisi organisaatioiden sisäisiä rajoja? Huomaa, että usein kirjoittamattomia sääntöjä on enemmän kuin virallisia. Ne ovat silti puurtajallesi todellisia esteitä.

4. Tarjoa resurssit

Ilman kunnon työkaluja, aikaa, rahaa ja apua hommista ei tietenkään tule mitään. Silti lukemattomat johtajat ihmettelevät joka päivä, miten työt jäivät taas tekemättä.

5. Sovi onnistumisen kriteerit

Mistä alaisesi tietää, että hän on hoitanut tehtävänsä hyväksytysti? Jos hän on luonteeltaan perfektionisti, kerro etukäteen myös se, mikä on mielestäsi joutavaa turaamista ja ylilaatua.

Miten aiotte arvioida tulosta? Voiko sitä mitata, vai perustuuko arvio lopulta fiiliksiisi ja biorytmeihisi?

Entä saako työntekijäsi palkkion, jos hän onnistuu erinomaisesti? Mieti sitäkin sekunti, mitä hövelisti heittämäsi bonus tarkoittaa konkreettisesti. Maailma on täynnä pomoja, jotka yrittävät jälkikäteen perua lupauksiaan, kun tulokset ylittivätkin odotukset roimasti.

6. Päätä välietapit & määräaika

Jos jätät aikataulun epämääräiseksi, vihjaat tahtomattasikin, ettei tehtävä voi olla kovin tärkeä. Käytännössä annat luvan jättää homman hoitamatta.

Mitä laajemman möhkäleen delegoit, sitä tärkeämpää on sopia myös välietapeista. Muuten on aivan varmaa, että työntekijäsi lykkää työt viimeiseen mahdolliseen hetkeen. Jokainen tietää, mitä siitä seuraa. Vaikka jotain valmista muka tulisikin, kakkoslaatua pukkaa.

7. Varmista, että työntekijä ymmärsi

Pyydä työntekijääsi kertomaan, miten hän ymmärsi antamasi tehtävän. Voin luvata, että yllätyt.

Keskustelukumppaniasi on turha syyttää. Viestin lähettäjä on vastuussa siitä, että vastapuoli ymmärtää. Tarkoitan lähettäjällä sinua. Lähes kaikki maailman ongelmat saavat alkunsa epäselvästä viestinnästä.

8. Siirrä vastuu ja edellytä

Vaikka tavoitteet ja vaiheet olisivat selviä, sehän ei tarkoita, että työntekijäsi silti ottaisi vastuun. Hän saattaa todeta jälkikäteen, että ”joo, kyllähän me siitä juteltiin” – mutta ei hän silti tajunnut, että juuri hänen pitäisi hoitaa asia.

Entä mitä edellyttäminen sitten tarkoittaa käytännössä?

No, se tuntuu olevan epäselvää lähinnä esihenkilölle itselleen. Yhä useammin juuri pomot ajattelevat, että edellyttäminen on muka jotain epäkohteliasta tylytystä.

Alaisesi haluavat tulla johdetuiksi. He itkisivät onnesta, jos kerrankin kertoisit, mitä haluat. Porukan vetäjäksi nimitetty märkä lapanen tai selkärangaton lapamato on jokaisen työntekijän pahin painajainen.

9. Tiedota muille

Vaiheessa 3 oli puhetta siitä, että työntekijäsi tarvitsee valtuuksia. Erityisesti niistä on kerrottava muulle organisaatiollesi. Muuten työntekijäsi törmää seinään välittömästi.

Sitä paitsi jos muut eivät tiedä antamastasi vaativasta tehtävästä, he tietenkin yrittävät vokotella työntekijäsi omiin tarkoituksiinsa. Esimerkiksi myyjät käyvät tosi mielellään kiskomassa asiantuntijoita tulipalojen sammutustalkoisiin. Sitä paitsi se sopii alaisellesi usein oikein hyvin.

Reaktiossa on helppo elää verrattuna siihen, että pitäisi vaikkapa suunnitella jotain vaikeaa. Kun delegoimasi homma jää sitten hoitamatta, kallispalkkainen gurusi selittää silmät pyöreänä, että ”minähän vain autoin muita (täysin pyyteettömästi).”

10. Valvo etenemistä

Juu, varmasti työntekijän pitää saada tehdä itsenäisesti. Mutta ei se tarkoita mitään mikromanageerausta, jos aina välillä tarkistat, miten työ etenee.

Varsinkin täydellisyyteen taipuvaiset asiantuntijat harhautuvat vähän väliä näpräämään jonkin täysin epäoleellisen yksityiskohdan kimpussa. Silloin tehtäväsi on katkaista kierre. Patista jumittaja takaisin oikeiden töiden pariin.

Muista presidentti Ronald Reaganin kuuluisa ohjenuora: ”Trust, but verify”.

11. Katselmoi tulokset

Juuri valmistunut nuori ei tahdo uskoa tätä todeksi. Mutta totta se on.

Hän sai tärkeän tehtävän. Sen kimpussa pärähti päiväkausia. Tuloksiakin on syntynyt. Onpa mukavaa kuulla, mitä mieltä hänen osastonsa vetäjä on tästä suorituksesta.

Kuluu viikko. Kuluu kaksi.

Nurkkahuone ei koskaan palaa asiaan. Tulokas on äimänä. Mutta pian hän tottuu siihen, että näin se aina menee. Esihenkilö kyllä delegoi sitä sun tätä. Mutta hän ei tunnu edes muistavan, mitä kaikkea tuli nakitetuksi.

Kaikkein surkeinta johtamista on se, että et katselmoi antamiesi tehtävien tuloksia. Muista Johanna ”Tuksu” Tukiaisen tärkeä nyrkkisääntö:

”Rakkauden vastakohta ei ole viha. Se on välinpitämättömyys.”

Alaisesi janoavat jämerää rakkauttasi. Mikään ei ole loukkaavampaa kuin se, ettet näytä välittävän. Juuri sitä se tarkoittaa käytännössä, kun et kehtaa tai viitsi edellyttää mitään.

12. Anna palaute

Jos nyt kuitenkin olet poikkeuksellinen johtaja ja tarkistat tulokset, sitten tietysti annat myös palautetta.

Paitsi että Suomi on täynnä esinaisia ja miehiä, jotka eivät koskaan kerro, mitä mieltä he olivat työntekijöidensä suorituksista. Se on käsittämätöntä, mutta totta.

Ehkä muutama pomo joskus jossain saa tikistettyä hampaidensa välistä jotain kehujen tapaista mitätöntä vikinää. Mutta heiltäkään ei onnistu minkäänlainen kritiikki tai korjaava palaute.

Tekosyyksi nämä hyväkkäät tarjoavat sitä, että duunarit ovat primadonnia, joiden herkkä ego saattaisi vaurioitua. Kritiikistä seuraa möksähdys ja alahuuli menee mutrulle. Pian työterveyslääkäri määrää ärrimurrille saikkua.

Mutta ongelma on kyllä ihan johtajan itse aiheuttama.

Jos hän antaisi palautetta joka päivä, kaikki tottuisivat pian siihen, että näin se nyt vain on. Välillä palautteet ovat ylistäviä, välillä eivät. Joka tapauksessa ne kuuluvat arkeen, eivät pelkästään johonkin teennäiseen kolmen vartin kehityskeskusteluun kerran vuodessa.

Lopuksi kolme delegoijan nyrkkisääntöä

Jotta delegointisi voisi ylipäätään onnistua, joudut opettelemaan vielä muutamia yleisiä periaatteita. Ne eivät siis kuulu mihinkään tiettyyn delegoinnin vaiheeseen. Mutta ne ovat tärkeitä silti.

Älä salli selityksiä

Hyvin koulutetut älykkösi ovat mestareita selittämään. Aina löytyy miljoona hyvää syytä, miksi sovittua hanketta oli mahdotonta runnoa maaliin.

Valmenna valopäät alusta saakka siihen, että et oikeastaan ole kiinnostunut selityksistä. Sen sijaan rohkaise väkeäsi ratkaisemaan ongelmat itse. Juuri siitä heille liksaa maksat.

Kyllä he pian hoksaavat, että esteet kannattaa raivata itsenäisesti. Se on paitsi sallittua, myös suotavaa.

Älä sabotoi omia toimeksiantojasi

Jokainen konkari tuntee isoja ja pieniä tappeja, jotka a) antavat tehtäviä ja b) heti seuraavaksi vesittävät ne.

Juuri kun asiantuntijasi on hiihdellyt huoneestasi takaisin työpöytänsä ääreen, syöksyt vyöryttämään hänen niskaansa jonkin ”todella kiireellisen” paniikkiduunin. Ja kohta toisenkin.

Aika on resurssi. Jos annat resursseja vain teoriassa, tietysti saat tuloksiakin vain teoriassa.

Väistä bumerangia

Tietenkin haluat tuntea itsesi tärkeäksi. Tuntuu niin hyvältä, kun alaisesi tulee pyytämään apuasi. Pian huomaat, että oikeastaan ongelma ratkeaisi helpoiten niin, että hoidatkin homman itse.

Tsadam!

Näin ammattilaisesi oppivat, että ikävät jutut kannattaa delegoida takaisin sinulle. Osaathan kaiken paremmin kuin yksikään palkollisesi. Ihastelet lähimmän peilin ääressä, että juuri siksi sinut ylennettiin.

Oikeastaan delegointi on aika vaivalloista. Tuhiset turhautuneena: ”Voi perkele, kaikki täytyy näköjään tehdä itse, jos täällä aikoo saada mitään aikaan.”

Alaistesi elämä on niin tuskallista juuri siksi, että ohitat suurimman osan delegoinnin vaiheista. Toisaalta moni asiantuntija harkitsisi hänelle tarjottua pomon tehtävää toisenkin kerran, jos hän ymmärtäisi, että toimenkuva muuttuu delegointityöksi.