Moni kuvittelee edelleen, että etäprojekti on jokin rupuversio ns. oikeasta projektista. Todellisuus on aivan toinen. Videoneuvotteluna hoidettu kokous tai katselmus on usein tehokkaampi kuin perinteinen meuhkaaminen akvaariossa.
Vedin tuotteistusprojektin ensimmäisen kerran kokonaan videoneuvotteluna kesällä 2017. Etäprojekti oli asiakkaani kannalta ainoa realistinen tapa, koska kaikki ryhmän jäsenet istuivat eri puolilla Suomea.
Sen jälkeen etäprojektit ovat lisääntyneet koko ajan – jo ennen koronaakin. Se ei ole ihme.
Kun nettiyhteydet ja muukin tekniikka on kehittynyt, usein kokoukset ja katselmoinnit toimivat videoteitse jopa paremmin kuin perinteisesti livenä.
Mutta ei tämä ole vielä läheskään kaikille selvää. Vielä pari kuukautta sitten jouduin kovasti myymään asiakkaalleni ajatusta, että järjestäisimme tuotteistusprojektimme Zoomin avulla. Hän suhtautui ajatukseen ensin kovin nihkeästi.
Projektin loppupuolella tuskin kukaan enää muisti, että tällaisestakin asiasta tarvitsi edes keskustella.
Olen huomannut videoneuvotteluihin perustuvissa kokouksissa ja katselmoinnessa peräti seitsemän piirrettä, joiden ansiosta etäprojekti on jopa tehokkaampi kuin perinteinen malli.
1. Porukka saapuu ajoissa paikalle
Jostain syystä lähikokouksesta on aina lupa myöhästyä, mutta videoneuvotteluihin lähes kaikki tulevat ajoissa.
Se on ihmeellistä & ihanaa!
Ehkä videoneuvottelussa ei odotella poissaolijoita, puhumattakaan mistään akateemisista varteista. Niinpä myöhästelijä jää aidosti paitsi kokouksen alussa käsitellyistä asioista.
Ulkopuolisuuden tunne on sen verran ahdistava, että vain paatuneimmat lintsarit kestävät sitä.
2. Esitystekniikan kanssa sählääminen vähenee
Kuten kaikki hyvin tietävät, neuvotteluhuoneessa tärvääntyy aina jopa varttitunti tekniikan ihmettelyyn.
- ”Mistä tämän tykin / näytön saa päälle?”
- ”Missä se saakutin kauko-ohjain taas on?”
- ”Onko kenelläkään sopivaa adapteria tähän?”
- ”Mikä se näistä kaapeleista on? Yltääkö se tänne?”
- ”Ai teillä on tämä langaton systeemi. Tarvitaanko jokin ajuri?”
- ”Mistä näppäimestä tämän esityksen saikaan näkymään?”
- ”Onko täällä fläppipaperia? Eikö tänne saa tuoreita tusseja?”
Totta kai videoneuvotteluissakin riittää teknisiä ongelmia edelleen. Mutta vähitellen syntyy rutiineja. Kun jokainen on kerran oppinut oman laitteistonsa metkut, säätäminen ja sähläys vähenee vääjäämättä.
3. Harva kehtaa tulla tyhjin käsin
Live-istunto tuntuu antavan enemmän lusmuilua anteeksi kuin videoneuvottelu. Ilmeisesti perinteiseen palaveriin voi aina marssia heiluttelemaan käsiään ja selittämään, miksi kaikki kotitehtävät ovat ”kiireen” vuoksi tekemättä.
Jostain kumman syystä videokatselmoinneissa selittely on kiusallisempaa.
Se saattaa johtua siitä tunteesta, että muilla osallistujilla ei kerta kaikkiaan ole mitään järkevää tekemistä, jos heillä ei ole näytöillään jotain katsottavaa ”ohjelmaa” – eli erilaisia dokumentteja tai esityksiä.
4. Etäprojekti karsii mekkalointia
Etäkokouksessa on paljon hankalampi keskeyttää toisia, puhua päälle tai mölistä yhteen ääneen. Se johtuu tietenkin jo tekniikastakin.
Usein hienokin videosysteemi toimii hiukan kuin perinteinen half duplex -radiopuhelin: ääni kulkee vain yhteen suuntaan kerrallaan.
Fyysisesti samaan paikkaan kokoontuneet tietenkin näkevät toisistaan, kuka on milloinkin äänessä. Videoneuvottelussa se on usein vaikeampaa, mikä suitsii pahimpia huutelijoita tehokkaasti.
Kaikesta huolimatta toivoisin, että kaikki kääntäisivät kameransa päälle. Jostain syystä etenkin introverttien asiantuntijoiden on vaikea hyväksyä, että ihmisen naama ja eleet välittävät tärkeää informaatiota. Olenkin joskus aprikoinut, että neuvottelevatko suomalaiset nakuna.
5. Muistiinpanot syntyvät automaattisesti
Myös etäprojekti edellyttää paljon dokumentointia. Harva ilmoittautuu sihteeriksi vapaaehtoisesti. Tuskin kukaan kirjoittaa mitään ylös edes itseään varten nykyisin.
En käsitä, miten kukaan voi muistaa mitään ilman muistiinpanoja. Itse olen jo seuraavana päivänä unohtanut ainakin puolet siitä, mistä kokouksessa puhuimme.
Ratkaisu onkin nauhoittaa koko neuvottelu. Usein se onnistuu yhdellä napinpainalluksella.
(Kaikille keuliville amatöörijuristeille heti tiedoksi: Totta kai kannattaa sopia osallistujien kesken jo etukäteen, että kokous voidaan tallentaa. Se on joka tapauksessa fiksua, sanoi laki asiasta mitä tahansa.)
Toki tallenne on kaukana siitä, millainen napakaksi tiivistetty muistio saattaisi olla. Toisaalta nauhoitus sisältää myös sellaista informaatiota, joka kirjallisista turauksista vääjäämättä katoaa.
Videoarkistolla saattaa olla jopa juridista arvoa, jos joskus jälkikäteen tulee riitaa siitä, mitä vaikkapa alihankkijan kanssa sovittiinkaan.
6. Vähemmän poissaoloja
Tietenkin sillä on paljon monenlaisia myönteisiä vaikutuksia, ettei projektiryhmän jäsenten tarvitse matkustaa kokouksiin tiettyyn paikkaan. Niinpä mukaan pääsevät usein nekin, jotka ovat parhaillaan reissussa jossain huitsin kuukkelissa.
Toisin sanottuna ”turhat” poissaolot vähenevät.
Sillä on erityisesti merkitystä silloin, kun muuten porukan päättäjä tai joku kriittinen asiantuntija jäisi muuten uupumaan. Puolitehoisten palaverien osuus vähenee.
7. Kokoukset ovat lyhyempiä
Tätä ei tietenkään kukaan tunnusta, mutta perinteisillä kokouksilla on taipumusta jatkua vähintään niin kauan kuin kalenteriin on etukäteen merkitty.
Erittäin harvoin kukaan suostuu sanomaan jo session puolivälissä, että tämähän oli sitten tässä – hajaantukaa, olkaa hyvät!
Jostain syystä videoneuvotteluissa tämäkään ei tunnu olevan mikään ongelma.
Kokous voidaan lopettaa heti, kun asiat on käsitelty.
Ehkä etäistuntojen viihdearvo ei kerta kaikkiaan ole yhtä suuri kuin hengailu porukassa toimistolla.
Etäprojekti on monessa mielessä tehokkaampi kuin perinteisiin fyysisiin tapaamisiin perustuva hanke.
4 vastausta
Heh, saat kyllä etäpalaverit kuullostamaan ongelmattomilta.
Minun piti listata tähän minkälaisia kommelluksia niihin aina liittyy, mutta kun rupesin tarkemmin muistelemaan niin itse asiassa etäpalaverit ja -koulutukset ovat viime vuosina sujuneet aika ok. Tekniikka on tainnut kehittyä riittävän hyväksi, ja ihmiset ovat oppineet miten systeemit toimivat.
Pohdinta: Mitä olisi käynyt jos tämä eristys olisi toteutettu vaikka 10 vuotta sitten? Nyt esim koulut siirtyivät yhdessä yössä etäopetukseen, ei ollut ihan itsestäänselvää miten oppimisalustat kestävät kun käyttö vähintään satakertaistuu yhdessä yössä. Mutta näemmä Google ja Microsoft ovat tehneet ainakin jotakin oikein kun en ole juurikaan kuullut suorituskykyongelmista.
Koulujen digiloikka olisi kyllä saattanut päätyä rähmälleen vielä 10 vuotta sitten.
Ei siitä ole kuin pari vuotta, kun lähes poikkeuksetta ainakin Microsoftin Lync- tai Skype for Business -videoneuvotteluista (tai mitä viralliset nimet nyt olivatkaan) meni jatkuvasti puoli tuntia alusta hukkaan erilaisten teknisten ongelmien kanssa venkoiluun.
Myös verkon kaistanleveys oli taatusti paljon huonompi vielä silloin. Se näkyy esimerkiksi omankin kotitoimistoni tilanteesta. Kymmenen vuotta sitten pakersin ADSL-yhteyksien varassa. Nyt talooni tulee kuituyhteys, jonka nopeus on monikymmenkertainen.
Hyvä kirjoitus ja hyviä kommentteja!
Pari omaa havaintoa:
– Teams tuntuu toimivan luotettavammin kuin Skype, suosittelen. Zoomin tietoturvahaasteiden takia sitä ei useissa organisaatioissa haluta käyttää. Toivottavasti Teamsiin saadaan pian toiminto, jolla voi pyytää puheenvuoroa (raise hand).
– Päin vastoin kuin Jari, en suosittele videokuvan jakoa kuin vain tilanteissa, joissa jokaisella osallistujalla on nopea ja viiveetön yhteys – mikä on hyvin harvinaista varsinkin kotoa, hotellista, kahvilasta tai autosta toimittaessa, tai mobiililaitteella.
– Materiaalin jako toimii usein hyvin myös kännykällä, sitä suosittelen (ja se pakottaa usein valmistautumaan paremmin).
– Palaverin tallentaminen on hyvä idea esim. tiedotustilaisuuksissa, jotta estyneenä olleet voivat katsoa sen myöhemmin. Muistioksi parempi on kuitenkin usein kokoukseen liittyvä chatti, koska sinne kirjatut päätökset voidaan lukea nopeammin kuin katsomalla koko puolen tunnin palaverivideo. Isoissa kokouksissa sinne voi myös kirjata kysymyksiä, joihin luennoija voi vastata.
Jatkan vielä:
– Siinä vaiheessa, kun tavalliset etäkokoukset ja etätiedotustilaisuudet sujuvat omassa organisaatiossa sujuvasti ja huomaamattomasti, niin voidaan nykyslangia käyttääkseni siirtyä ”nextille levelille” ja pitää työpajojakin etänä. Uskon, että tällaiset työkalut kehittyvät vauhdilla seuraavan parin vuoden aikana, ja esimakua voi jo ottaa esim. Microsoftin Whiteboardilla. Sitä voi käyttää samanaikaisesti vaikka Teamsin rinnalla, ja siinä kaikki osallistujat voivat esim. lisätä valmiiseen kanvakseen tarralappuja.