Myyntipäällikkö Tapio Kesä-Heino kommentoi LinkedInissä kirjoitustani, jonka aiheena oli sinunkin organisaatiollesi pian ajankohtainen studioprojekti:
Erityisesti Tapion huomio videoneuvottelussa mustaa ruutua näyttävistä asiakkaista pisti silmääni. Sama kiusallinen asetelma on tullut tutuksi minullekin.
Se on raivostuttava tapa.
Perinteisessä neuvottelussa se tarkoittaisi kai suunnilleen samaa kuin se, että joku osallistujista piilottelisi kasvojaan kuin rikollinen valokuvaajilta käräjäsalissa.
Tai miltä se tuntuisi, jos joku yhtäkkiä marssisi kokoukseesi säkki päässään?
”Sori. En jaksanut meikata / ajaa partaani tänään.”
No, itsevastuuperiaatteen vuoksi yritän aina miettiä, että jos asiakkaani tuntuu toimivan jotenkin oman etunsa vastaisesti, olenko oikeastaan itse siihen syyllinen.
Palkanmaksajani omalla edulla tarkoitan tässä sitä, että ei se todellakaan ole hänenkään etunsa, etten näe hänen eleitään ja ilmeitään. Jokainen täysjärkinen tajuaa, että siinä putoaa matkalle valtavasti informaatiota, jota pelkät sanat tai ääni ei pysty välittämään.
Asiakkaani maksavat nimenomaan siitä, että ymmärrän sen, mitä he yrittävät kertoa.
Jos taas en ymmärrä, aika varmasti ehdotan myös väärää ratkaisua. Sekö on sitten hyvä asia, mitä häh?
Päädyin tähän pohdintaan juuri Tapion mainitsemasta syystä vain pari viikkoa sitten. Olin juuri osallistunut projektikokoukseen, jossa ehkä kaksi kolmasosaa porukasta piti kameransa pimeänä.
Olenko varmasti tehnyt kaikkeni, ettei näitä tilanteita pääsisi syntymään alun perinkään?
Jouduin tietysti myöntämään, etten tietenkään ollut edes yrittänyt tehdä asialle yhtään mitään.
Taas kerran huomasin, että palveluni tuotteistaminen on pahasti kesken.
Laadi neuvotteluetiketti
Päätin naputella lyhyet ohjeet, jotka lähetin heti seuraavalle asiakkaalleni etukäteen. Lisäsin tekstin myös Zoom-palaverin kalenterikutsuun suoraan.
Ehdottamani neuvotteluetiketti näytti tältä:
”Kokeile Zoom-videoneuvottelua jo etukäteen. Voit käyttää myös pelkkää selainta, mutta koneellesi asennettu ohjelmisto on monipuolisempi.
Koska kyse on videoneuvottelusta, kaikki Noste-suolakaivoksen osallistujat käyttävät aina kameraa.
Testaa siis jo etukäteen, että sekä kuva että ääni toimii. Pääset toteamaan tilanteen Zoomin asetuksista ilman, että käynnistät varsinaista neuvottelua.
Huomaa, että jokaisen osallistujan kannattaa istua nimenomaan yksin oman koneensa ääressä. Käytä kuulokkeita, älä koneesi kaiutinta.
Neuvotteluhuoneessa porukalla kökkiminen on yleensä todella surkea vaihtoehto mm. siksi, että silloin ääni kiertää, kaikuu tai pätkii käytännössä aina.”
En siis tietenkään kuvittele, että tällainen mitätön tekstinpätkä yhtäkkiä muuttaisi maailmaa. Joko asiakkaani ottaa ohjeet tosissaan tai sitten ei. Mutta olenpahan edes yrittänyt tehnyt asialle jotain.
Miten ensimmäinen palkanmaksajani reagoi mäkätykseeni? Huomasiko hän sitä lainkaan?
Kyllä hän sen tietenkin heti noteerasi. Kävimme jopa lyhyen keskustelun asiasta. Yritin parhaani mukaan myös perustella ohjeitani.
Entä toimiko ohje?
Ei heti täydellisesti, mutta lopulta kyllä.
Ensinnäkin nyt kaikki käyttivät kameraa heti. Se oli tietysti hienoa.
Mutta ensimmäisellä kerralla osa ryhmästä oli vielä neuvotteluhuoneessa yhdessä. Sitten he huomasivat itsekin, että ääni tosiaan alkoi kiertää heidän läppäreidensä kaiuttimista kollegojen mikrofoneihin.
Seuraavassa katselmuksessamme kaikki olivatkin jo omissa työpisteissään kuulokkeet korvillaan, kamerat käytössä.
Tilanne siis muuttui heti parempaan suuntaan.
Toiveesi välittyy harvoin telepaattisesti. Laadi neuvotteluetiketti. Ehdota sitä asiakkaallesi etukäteen.
PS. Seuraavaksi laadin asiakkailleni napakat ohjeet tai tarkistuslistan siitä, miten videoneuvottelun tekniikka kannattaa testata käytännössä.
