Tarkistuslista säästää henkiä ja hanureita

Tarkistuslista on ehkä toimivin työohjeen muoto koskaan. Sitä jokainen jaksaa käyttää. Vaikka investointi on mitätön, se säästää sekä ihmishenkiä että työpaikkoja.

Kokenut Yhdysvaltain armeijan koelentäjä majuri Ployer Peter Hill kuoli lokakuun 30. päivänä 1935 lento-onnettomuudessa saamiinsa vammoihin. Samassa rytäkässä menehtyi myös Boeingin pääkoelentäjä Leslie Tower.

Kolme muuta miehistön jäsentä selvisi hengissä. Kone kun putosi jo ennen kuin se ehti kunnolla edes ilmaan.

Miehet olivat testaamassa uuden pommikoneen prototyyppiä, joka oli työnimeltään Model 299. Onnettomuuden nähneet armeijan edustajat peruivat tilauksensa. Boeing oli mennä konkurssiin.

Mutta miksi koelento meni niin pahasti pieleen?

Koneessa ei ollut mitään teknistä vikaa. Ongelma oli vain se, että Model 299 oli aikaisempia paljon mutkikkaampi laite.

Lentäjän piti valvoa neljää moottoria, niiden polttoaineseoksia, laskutelineitä, siivekkeitä, lentoasennon trimmausta eri nopeuksilla, potkureiden lapakulmia ja monta muuta asiaa.

Siinä kaiken touhun tuoksinassa kapteeni ei muistanut avata koneen uusia korkeusperäsimen lukituksia. Niiden tarkoitus on estää kentälle pysäköidyn koneen ohjauspintoja vahingoittumasta esimerkiksi kovassa tuulessa.

Mutta ilmassa lukot tekevät koneesta käytännössä ohjauskelvottoman. Model 299 nousi jyrkästi, sakkasi ja rysähti maahan.

Onnettomuuden jälkipuinti oli kiinnostava. Boeing ei päättänyt hankkia lentäjilleen lisäkoulutusta. Oli nimittäin vaikea kuvitella, että kukaan majuri Hillin kaltainen konkari olisi muuttunut sen avulla paremmaksi pilotiksi.

Sen sijaan Boeingin työryhmä teki keksinnön lentäjien muistin tueksi. Se oli maailman ensimmäinen tarkistuslista.

Model 299:n tuotantomalli opittiin myöhemmin tuntemaan toisen maailmansodan ehkä tärkeimpänä pommittajana. Se oli B-17, jota myös Lentäväksi linnoitukseksi kutsuttiin.

Tarkistuslistojen avulla lentäjät lensivät kahdeksaatoista B-17S-konetta lähes kaksi miljoonaa tuntia ongelmitta. Näin Boeing todisti asiakkailleen, että heidän tuotteensa oli turvallinen ja luotettava.

Armeijan edustajat olivat niin vaikuttuneita uuden pommikoneen ominaisuuksista, että he tilasivat lopulta B-17:n eri versioita reilusti yli kymmentuhatta kappaletta.

Tarkistuslista pelastaa erityisesti konkareita

Tarkistuslista on kenties näppärin – ja ehkä jopa tärkein – yksittäinen dokumentti, jota kaltaisesi asiantuntija, yrittäjä tai johtaja voi käyttää.

Se ensinnäkin auttaa kokemattomia työntekijöitä alkuun ilman, että jonkun nestorin täytyy koko ajan vahtia vieressä.

Lisäksi se on erityisen hyödyllinen tehtävissä, jotka ehkä kyllä toistuvat, mutta ne toistuvat harvoin. Jokainen tietää, että jo muutama viikkokin edellisestä vastaavasta työsuorituksesta tekee uusinnasta helposti haparoivan.

Mutta tarkistuslista on lopulta ehkä kaikkein tärkein kokeneille konkareille. Kun työstä tulee rutiinia, ihminen muuttuu ylimieliseksi. Hän alkaa ajatella, että ”olen tehnyt tämän tuhat kertaa, kyllä minä osaan”.

Vaikka asenne on vaarallinen, sitä on lähes mahdoton välttää. Ote alkaa lipsua vääjäämättä.

Kokeneet lentäjät, sukeltajat, sähköasentajat ja monien muiden alojen ammattilaiset kuolevat nimenomaan siksi, että he mielestään osaavat hommansa niin hyvin.

Ihmisen muisti pettää. Suomessakin menehtyy sairaaloissa vuosittain lähes kaksituhatta potilasta hoitovirheisiin, joista moni johtuu aivan selkeistä muistivirheistä.

Tutkimusten perusteella jopa pelkkiä itsestäänselvyyksiä sisältävät tarkistuslistat vaikuttavat dramaattisesti siihen, millaiset mahdollisuudet potilailla on selvitä terveydenhuollon käsittelystä hengissä.

Lue hittikirja nimeltä The Checklist Manifesto vuodelta 2011. Sen on kirjoittanut Atul Gawande, joka on yhdysvaltalainen kirurgi ja apulaisprofessori Harwardissa. Opus muutti ajatteluani pysyvästi. Se saattaa tehdä saman sinulle.

Toki on selvää, että pettipä muistisi kuinka pahasti tahansa, se on harvoin kuolemaksi kenellekään. Mutta tuskin kukaan toisaalta voi väittää vakavissaan, että unohdukset ja virheet olisivat yhdentekeviä.

Yksittäinen lipsahdus voi johtaa vaikkapa siihen, että tuote myöhästyy kuukausia. Se saattaa tarkoittaa myös sitä, että yrityksesi menettää suuren asiakkaansa. Molemmat vaarantavat työpaikkasi.

Pienemmätkin töppäykset kolhivat maineesi lommoille. Ne nakertavat työmarkkina-arvoasi.

Tarkistuslista on toimivin työohje

Etenkin suurissa yrityksissä jokainen ammattilainen törmää ennen pitkää laatukäsikirjoihin ja muihin työohjeisiin. Niille on tyypillistä, ettei kukaan niitä käytä.

1. Ensinnäkin paksut manuaalit ovat niin raskasta luettavaa, ettei kenenkään kärsivällisyys riitä sellaiseen.
2. Lisäksi ohjeet ovat aina vanhentuneita. Siksi niistä saattaa olla enemmän haittaa kuin hyötyä.

Entä miksi työohjeet sitten ovat vanhentuneita?

No ihan vain siksi, että harvoin mikään prosessi säilyy entisellään muutamaa päivää tai viikkoa pidempään. Peli on pelattu, jos ohjeiden jatkuva päivittäminen ei kuulu työntekijöiden omalle vastuulle. Uusintakierrokset kerran vuodessa tai kahdessa eivät riitä mihinkään.

Tarkistuslista on sikäli poikkeuksellinen työohje, että sitä jaksaa jokainen käyttää.

Perinteinen työohje rönsyilee kaikkeen mahdolliseen maan ja taivaan väliltä. Sen laatija on harvoin kovin sujuva kirjallisessa ilmaisussaan.

Tarkistuslista sen sijaan voi olla erittäin napakka. Silti – tai ehkä juuri siksi – se auttaa niin vaivattomasti jokaista lukutaitoista työssään.

Tosin ei mikään estä laatimasta myös täysin visuaalisia tarkistuslistoja. Monet firmat ovat siinä onnistuneet. Lego ehkä paremmin, Ikea ei ehkä aina niin hyvin.

Lisäksi tarkistuslistaa on niin helppo uudistaa ja korjata niin, että sekin työ tulee tehdyksi ilman jotain raskasta erillisprojektia.

Yhteisten tarkistuslistojen sisältöä ei tietenkään pidä päästää kenen tahansa satunnaisten päähänpistojen mukaan muokattavaksi. Se täytyy tehdä yhdessä hallitusti versioimalla.

Usein jo tarkistuslistojen käyttäjiltä tulevat muutosehdotukset paljastavat hyödyllisiä kehityskohteita nykyisissä työprosesseissa.

Tarkistuslista ei pakota mihinkään

Kuulen usein epämääräisiä vastaväitteitä tuotteistusprojekteihini osallistuvilta asiantuntijoilta. Tarkistuslistat tuntuvat uhkaavan heidän vapauttaan.

Tarkistuslista ei kuulemma toimi, koska kaikki päivät, asiakkaat ja projektit ovat erilaisia.

Lentäjien tilanne on samojen hyväkkäiden mielestä erilainen, koska nousut ja laskut ovat joka kerta samanlaisina toistuvaa rutiinia.

Väite on varmaankin osittain totta. Mutta ei tarkistuslistaa ole mikään pakko käyttää kategorisesti aina samoin. Sen idea ei suinkaan ole se, että pakottaisit itsesi tekemään tehtäviä, joissa ei ole jossain tietyssä tilanteessasi mitään järkeä.

Sen sijaan tarkoitus on se, että joko päätät tehdä jonkin tarkistuslistalta löytyvän tehtävän – tai sitten tietoisesti päätät, ettet aio tehdä sitä. Silloin varmistat ainakin sen, ettei jokin tärkeä asia unohdu sattumalta.

Eikä sekään ole tarkistuslistan vika, jos joku etsii siitä apua prosessiin, johon sitä ei ole koskaan edes tarkoitettu.

Tarkistuslistan lentokorkeus on tärkeä

Jossain kulkee raja, jonka jälkeen on pakko olettaa jotkin asiat itsestäänselvyyksiksi.

Nyrkkisääntö sanookin, ettei keittiömestarille tarvitse kertoa, miten kaurapuuro pitäisi keittää.

Kun Finnair saa uuden Airbus-mallin, sen mukana tulee vino pino tehtaan ehdotuksia tarkistuslistoiksi. Sen jälkeen lentoyhtiön väki alkaa testata ja viilata niitä niin, että ne lopulta sopivat myös talon omiin käytäntöihin.

Työ on pitkälti tarkistuslistan parhaan ”lentokorkeuden” etsimistä ja iterointia.

• Liian matalalle syöksyvä, hyvin yksityiskohtainen lista on vaarallinen, koska lentäjien täytyy kuitenkin muistaa aina ensisijaisesti lentää. Pitkien ohjeiden pariin ei kerta kaikkiaan ole mahdollisuutta uppoutua.
• Vastaavasti jossain stratosfäärin rajalla huiteleva, liian yleinen ja korkealentoinen tarkistuslista on vain tiellä. Lentäjä joutuu lopulta itse keksimään ja muistamaan kaikki eri tilanteissa tarvittavat toimet.

Voin kokemuksesta sanoa, että myös ihan tällaisen taviksen oman tarkistuslistan säätäminen sopivaksi on joskus yllättävän työlästä. Mutta se kuuluu asiaan, eikä yhtä totuutta tule koskaan löytymään.

Sitä paitsi jatkuva hakeminen saattaa olla myönteinen ”riesa”, koska silloin tarkistuslistan sisältö pysyy aika luontevasti ajantasaisena.

Kokeile rakentaa tarkistuslista vaikkapa siitä, miten valmistaudut asiakastapaamiseen. Huomaat, että vaiheita on yllättävän paljon. Olen aika saletti, että palaveriesi hyötysuhde paranee saman tien.